Wo Euer Verein heute steht — und welche Prozesse morgen Zeit, Geld und Ehrenamts-Nerven sparen.
Der Hammer SportClub 2008 e.V. ist mit über 7.000 Mitgliedern, 20 Abteilungen, einem eigenen Sportstätten-Portfolio von der Fuchshöhle bis zum Bogensportzentrum und zwei Sport-Kitas einer der lebendigsten Breitensportvereine Nordrhein-Westfalens. Diese Vielfalt ist Eure Stärke — und gleichzeitig ein komplexes Geflecht aus Prozessen, das täglich viel manuelle Arbeit erzeugt. Der Digital-Kompass läuft in zwei Schritten: Im Erstgespräch erfasst Alexander gemeinsam mit Euch die wesentlichen Themenfelder auf einen Blick — kurz, offen, ohne Vorbereitung. Im Zweitgespräch steigt Uwe Hiltmann mit Euch in die Tiefe, bewertet Hebelpunkte und zeigt, wo Digitalisierung sofort wirkt.
über 7.000
Mitglieder
20
Abteilungen
10
Sportstätten
2
Kitas
12
Hauptamtliche
Fragebogen
—
Kernfragen sind farblich hervorgehoben.
Block 1
Organisation & Geschäftsstelle
Mit 12 Hauptamtlichen koordiniert die Geschäftsstelle am Südbad alles — von Hallenmanagement und Beitragswesen über Kursverwaltung bis hin zu Textildruck und Social Media. In einem Verein dieser Größe entstehen dabei täglich viele Übergaben, bei denen Informationen von einer Person oder einem System ins nächste übertragen werden. Dieser Block beleuchtet, wo diese Übergaben am meisten Zeit kosten und welche Aufgaben heute noch an einzelnen Personen hängen.
Kernfrage
Wenn Ihr an eine typische Arbeitswoche in der Geschäftsstelle denkt: Welche Tätigkeiten fressen am meisten Zeit — und wie viel davon ist reine Datenübertragung von System A nach System B oder von einer Person zur nächsten?
Gibt es Aufgaben oder Wissen, das nur eine bestimmte Person beherrscht — und was passiert, wenn diese Person krank oder im Urlaub ist?
Welche Software-Tools nutzt Ihr aktuell in der Geschäftsstelle (z. B. für Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Kommunikation)?
Wie zufrieden seid Ihr insgesamt mit Euren internen Arbeitsabläufen?
Viel manuelle Doppelarbeit, fehleranfälligLäuft sehr reibungslos, kaum Zeitverluste
In welchen Ressorts (z. B. Hallenmanagement, Beitragswesen, Kursverwaltung) fühlt sich der Koordinationsaufwand besonders hoch an?
Block 2
Mitgliederverwaltung & Self-Service
Der HSC 08 bietet bereits einen mehrstufigen Online-Mitgliedsantrag mit SEPA-Einzug — ein guter erster Schritt. Doch nach dem Absenden beginnt für viele Vereine die eigentliche Arbeit: Daten prüfen, ins Verwaltungssystem übertragen, Verbandsmeldungen vorbereiten und den Beitragslauf anstoßen. Und wer kündigen möchte, muss heute noch schriftlich vorgehen. Dieser Block zeigt, wie weit der digitale Weg wirklich reicht.
Kernfrage
Was passiert bei Euch konkret, nachdem jemand den Online-Mitgliedsantrag abgeschickt hat — wie viele Hände und Systeme durchläuft ein Vorgang bis zum ersten Beitragslauf und zur Verbandsmeldung ans LSB?
Kündigung ist heute nur schriftlich möglich — wie viele Kündigungen bearbeitet Ihr pro Monat, und welchen Aufwand erzeugt das?
Welche Anfragen stellen Mitglieder am häufigsten per Telefon oder E-Mail, die sie theoretisch selbst online erledigen könnten?
Wie aktuell und vollständig sind Eure Mitgliederdaten — und wie aufwändig ist es, veraltete Adressen oder fehlende E-Mail-Adressen zu korrigieren?
Viele Lücken, hoher PflegeaufwandDaten sind aktuell und vollständig
Wie stellt Ihr sicher, dass Mitgliederzahlen und Bestandsdaten für Meldungen an Stadt oder LSB NRW korrekt und konsistent sind?
Block 3
Kurs- & Angebotsbuchung
Der HSC 08 bietet ein breites Spektrum: Vereinssport in 20 Abteilungen, Fitnessstudio-Kurse im Sportwerk über MyWellness, Tennisplatzbuchung via Book&Play, FerienCamp mit eigenem Formular und Warteliste — und dazwischen vieles, was noch über Telefon läuft. Wer als Neuinteressent den richtigen Kurs buchen möchte, navigiert durch mehrere Systeme und Medien. Dieser Block fragt, wie dieser Weg heute aussieht und wo Interessenten verloren gehen.
Kernfrage
Stell Dir vor, eine Mutter möchte ihr Kind abends für einen Turnkurs anmelden: Wie viele Schritte, Medienbrüche und Tage liegen zwischen Website-Besuch und bezahlter Anmeldung — kannst Du das kurz durchspielen?
Welche Buchungssysteme sind bei Euch im Einsatz — und gibt es eine Übersicht, wer welches System wann nutzen soll?
Probetraining läuft heute nur telefonisch — wie viele Anfragen gehen pro Monat ein, und wie groß schätzt Ihr den Anteil derer, die nicht nochmal anrufen?
Wie kommuniziert Ihr Aufnahmestopps einzelner Abteilungen — und gibt es eine Wartelisten-Lösung, die Interessenten automatisch benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird?
Wie zufrieden sind Eurer Einschätzung nach die Mitglieder und Interessenten mit dem Buchungs- und Anmeldeerlebnis?
Viele Beschwerden, unübersichtlichDurchweg positives Feedback
Block 4
Hallen- & Sportstättenmanagement
Der HSC 08 verantwortet ein beeindruckendes Portfolio: sechs eigene Sportstätten inklusive Leichtathletik-Stadion Fuchshöhle, Tennisanlage, Bogensportzentrum und Vereinszentrum — dazu die Franz-Voß-Halle in Vereinsverwaltung und zwölf Schulhallen. Belegungspläne für so viele Flächen zu koordinieren, Ausfälle zu kommunizieren und freie Zeiten sichtbar zu machen ist eine logistische Daueraufgabe. Dieser Block klärt, wie das heute funktioniert und wo es hakt.
Kernfrage
Wie entsteht der Belegungsplan für Eure Hallen und Sportstätten — und wie erfahren Übungsleiter und Mitglieder kurzfristig von Ausfällen oder plötzlich freien Trainingszeiten?
Ist die aktuelle Hallenbelegung für Mitglieder oder externe Nutzer irgendwo einsehbar — und falls nicht, wäre das ein Wunsch Eurer Abteilungen?
Wie koordiniert Ihr die Belegung der 12 Schulhallen — direkt mit den Schulen, über die Stadt, oder läuft das über ein anderes System?
Wie häufig kommt es zu Belegungskonflikten oder ungeplanten Doppelbuchungen — und wie werden die aufgelöst?
Konflikte sind ein echtes, regelmäßiges ProblemLäuft reibungslos, Konflikte sind selten
Wie dokumentiert Ihr Wartungsbedarfe und Sperrungen für einzelne Flächen, und wer pflegt diese Informationen aktuell?
Block 5
Kitas & Kinder-Ökosystem
Der HSC 08 betreibt zwei Sport-Kitas — die 4-zügige Grashüpfer am Vereinszentrum mit Familienzentrum Sprungbereit und die 3-gruppigen Ahsestrolche am Caldenhofer Weg — zusammen rund 120 Kinder. Dazu kommen FerienCamp, Babykurse und Sportabzeichen. Ab dem 01. August 2026 gilt der Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung, was Anmeldevolumen und Verwaltungsaufwand spürbar erhöhen wird. Heute läuft die Kita-Anmeldung noch per PDF und persönlicher Abgabe.
Kernfrage
Die Kita-Anmeldung läuft heute per PDF und persönlicher Abgabe — wie managt Ihr dabei Wartelisten, Geschwisterkinder und — mit dem Ganztags-Rechtsanspruch ab August 2026 — die neuen Priorisierungsregeln?
Welche Teile des Kita-Betriebs würdet Ihr am liebsten digitalisieren — Anmeldung, Kommunikation mit Eltern, Essenabrechnung per YouCard, Warteliste oder etwas anderes?
Das FerienCamp hat bereits ein Online-Formular mit Warteliste — was funktioniert dort gut, und was würdet Ihr verbessern wollen?
Wie gut fühlt Ihr Euch auf den Ganztags-Rechtsanspruch ab August 2026 vorbereitet — organisatorisch und digital?
Wir müssen noch viel aufholenWir sind gut vorbereitet
Kinderdaten sind besonders schützenswert — wie stellt Ihr sicher, dass Kita-Daten DSGVO-konform verarbeitet und nicht mit allgemeinen Vereinsdaten vermischt werden?
Block 6
Finanzen & Förderung
Mit über 7.000 SEPA-Mitgliedern, Übungsleiter-Pauschalen für 20 Abteilungen, §20-Kassenabrechnung im Sportwerk und Zuschüssen von Stadt und LSB NRW bewegt sich die Finanzverwaltung des HSC 08 auf mehreren Ebenen gleichzeitig. Belege, Fristen und Abrechnungen rechtzeitig zusammenzubekommen ist in einem Verein dieser Größe oft ein echter Kraftakt. Dieser Block fragt, wo die größten Zeitfresser und Fehlerquellen liegen.
Kernfrage
Wie viele Stunden investiert Ihr pro Monat in die Übungsleiter-Abrechnung und den Belegfluss — und was passiert, wenn Belege zu spät oder gar nicht eintreffen?
Wie behaltet Ihr den Überblick über laufende Fördermittel, Verwendungsnachweise und Fristen — Stadt Hamm, LSB NRW, oder andere Töpfe?
Wie aufwändig ist die monatliche Abrechnung mit Übungsleitern — sammelt Ihr Stundenzettel ein, und wie viel davon läuft noch auf Papier oder per E-Mail?
Sehr aufwändig, viele manuelle SchritteKlar geregelt, läuft weitgehend automatisch
Welche Probleme treten regelmäßig beim SEPA-Lastschriftlauf auf — Rücklastschriften, veraltete Bankdaten, Adressänderungen?
§20-Präventionskurse im Sportwerk erfordern Kassenabrechnung mit den Krankenkassen — wie organisiert Ihr diese Abrechnungsprozesse heute?
Block 7
Mitgliedergewinnung & Bindung
Der HSC 08 ist in Hamm fest verankert — doch zwischen Website-Besuch und tatsächlichem Vereinseintritt gibt es viele Abbruchpunkte: kein Online-Probetraining buchbar, Aufnahmestopps ohne Warteliste, unterschiedliche digitale Erfahrungen je nach Abteilung. Der wöchentliche Newsletter und das Sportwerk mit seiner MyWellness-App sprechen digital-affine Zielgruppen an. Dieser Block fragt, wie viele Interessenten auf dem Weg zum Mitglied verloren gehen — und ob man das überhaupt sieht.
Kernfrage
Wie viele Interessenten gehen zwischen dem ersten Website-Besuch und dem tatsächlichen Probetraining verloren — habt Ihr eine Idee, und würdet Ihr es merken, wenn dieser Anteil steigt?
Probetraining läuft heute telefonisch — welche Abteilungen haben den größten Zulauf an Interessenten, und wie viele Anfragen schafft Ihr pro Woche abzuwickeln?
Welche Maßnahmen nutzt Ihr, um neue Mitglieder in den ersten drei Monaten zu binden — gibt es ein Onboarding, Willkommens-Kommunikation oder ähnliches?
Der wöchentliche Newsletter erreicht Eure Mitglieder regelmäßig — welche Öffnungsraten oder Reaktionen bekommt Ihr zurück, und nutzt Ihr die Daten für Folgeaktionen?
Analysiert Ihr, warum Mitglieder kündigen — und gibt es einen Prozess, um Mitglieder vor der Kündigung nochmal anzusprechen?
Block 8
Website, Daten & Datenschutz
Die HSC-08-Website läuft auf WordPress mit Elementor, gebaut und betreut von der Agentur PASSGEBER. Sie ist das digitale Schaufenster für über 7.000 Mitglieder und alle Interessenten — mit Online-Antrag, Sportsuche, Newsletter und Kita-Informationen. Bei einem Verein dieser Größe, der auch Kinderdaten verarbeitet, stellen sich zwangsläufig Fragen zu Verantwortlichkeiten, Pflegeaufwand und datenschutzkonformer Verarbeitung. Dieser Block schaut gemeinsam auf die Realität hinter der Website.
Kernfrage
Wer verantwortet bei Euch Inhalte, Technik und Datenschutz auf der Website — gibt es klare Zuständigkeiten, und wie wird sichergestellt, dass Mitglieder- und insbesondere Kinderdaten DSGVO-fest verarbeitet werden?
Wie aufwändig ist die laufende Inhaltspflege der Website — wer trägt Änderungen ein, und gibt es Bereiche, die oft veraltet sind?
Sehr aufwändig, oft veraltetLäuft gut, Inhalte sind aktuell
Gibt es Informationen, die Ihr an mehreren Stellen parallel pflegt — zum Beispiel Trainingszeiten auf der Website und in einem anderen System?
Wie handhabt Ihr Foto- und Videoaufnahmen von Kindern bei Veranstaltungen — gibt es einen strukturierten Prozess für Einwilligungen und Löschanfragen?
Wie ist die Zusammenarbeit mit Eurer Webagentur geregelt — habt Ihr direkten Zugriff auf alle Systeme, oder seid Ihr für technische Änderungen auf externe Dienstleister angewiesen?
Block 9
Ziele & Priorisierung
Digitalisierung ist kein Selbstzweck — sie soll konkrete Schmerzpunkte lösen, Zeit sparen und den HSC 08 für die nächsten Jahre stärken. Bevor Lösungen diskutiert werden, ist es wichtig zu verstehen, was für Euch wirklich brennt und welche Vorstellungen Ihr von einem digitalen Verein 2029 habt. Dieser Block schließt den Digital-Kompass ab und legt die Basis für das nächste Gespräch mit Uwe Hiltmann.
Kernfrage
Wenn Ihr morgen einen einzigen Prozess im Verein digitalisieren könntet — welcher wäre das, und was wäre eine funktionierende Lösung dafür Euch wert?
Welche drei Themen schmerzen Euch am meisten — wählt aus den Blöcken, die wir gerade besprochen haben:
Wie sieht der HSC 08 für Euch im Jahr 2029 aus — was soll digitaler, einfacher oder besser sein als heute?
Wie schätzt Ihr Euren Rahmen für ein erstes Digitalisierungsprojekt ein?
Wer ist bei Euch an einer Entscheidung über eine Digitalisierungsmaßnahme beteiligt — Geschäftsführung, Vorstand, Abteilungsleiter?
Nächster Schritt
Gemeinsam weitermachen
Nach dem Erstgespräch vereinbaren wir einen Termin für das Detail-Gespräch mit Uwe Hiltmann — dort schauen wir gemeinsam, welcher Prozess den größten Hebel bringt und was eine Lösung realistisch kosten würde.
